Welche Informationen braucht ein DJ vor einer Veranstaltung?

Ein DJ kann viel spontan regeln. Aber vieles, was am Abend selbst wie Improvisation aussieht, ist in Wahrheit gute Vorbereitung. Je mehr dein DJ vorher weiß, desto genauer kann er ein Angebot machen, desto besser passt die Musik und desto weniger Überraschungen gibt es am Veranstaltungstag.

Hier findest du die wichtigsten Informationen, sortiert nach Themen. Du musst nicht alles sofort wissen. Für eine erste Anfrage reichen die Grunddaten, der Rest ergibt sich im Laufe der Planung.

Die Grunddaten

Diese Angaben braucht jeder DJ, um überhaupt prüfen zu können, ob er frei ist und was dein Event erfordert:

• Anlass: Hochzeit, Geburtstag, Firmenfeier, Club, Stadtfest? Jede Eventart hat andere Anforderungen.
• Datum: Der wichtigste Punkt, denn ohne Datum keine Verfügbarkeitsprüfung.
• Uhrzeiten: Wann beginnt die Veranstaltung, wann soll die Musik starten, wann ist Schluss?
• Gästezahl: Eine grobe Schätzung reicht. Sie entscheidet mit darüber, welche Technik nötig ist.
• Altersstruktur: Feiern vor allem Gleichaltrige oder mehrere Generationen?

Die Location

Die Location beeinflusst Technik, Aufbau und manchmal auch die Musik. Hilfreich sind:

• Name und Adresse, damit der DJ Anfahrt und Zeitplanung einschätzen kann
• Indoor oder Outdoor, denn draußen braucht es Strom, Wetterschutz und oft mehr Leistung
• Ansprechpartner der Location, der Fragen zu Technik und Hausregeln beantworten kann
• Aufbauzeit: Ab wann ist die Location zugänglich?
• Parken und Ausladen: Kann der DJ nah an den Eingang fahren? Gibt es Treppen oder einen Aufzug?
• Hausregeln: Lautstärkebegrenzung, Endzeit, Verbot von Nebelmaschinen oder bestimmten Lichteffekten

Frag diese Punkte am besten direkt bei der Location an, wenn du sie buchst. Viele Locations haben dafür ein Merkblatt.

Die Musik

Hier geht es nicht darum, eine vollständige Playlist zu schreiben. Viel wertvoller sind Orientierungspunkte:

Musikrichtungen

Welche Richtungen passen zu dir und deinen Gästen? Charts, 80er und 90er, Hip-Hop, Latin, House, Rock-Klassiker? Mehrere Antworten sind ausdrücklich erwünscht.

Wünsche

Ein paar Songs oder Künstler, die unbedingt laufen sollen. Sie zeigen deinem DJ, in welche Richtung es gehen soll, auch über die genannten Titel hinaus.

No-Gos

Mindestens genauso wichtig: Was soll auf keinen Fall laufen? Einzelne Songs, Künstler oder ganze Genres. Ein klares No-Go erspart dir am Abend unangenehme Momente.

Besondere Songs

Einzug, Eröffnungstanz, Tortenanschnitt, ein Lied für die Großeltern oder den Chef: Solche Titel sollte dein DJ rechtzeitig kennen, am besten mit der genauen Version, die du dir wünschst.

Die Technik

Ob der DJ seine eigene Anlage mitbringt oder vorhandene Technik nutzt, hängt von der Location und vom Angebot ab. Damit das geklärt werden kann, hilft es zu wissen:

• Ist in der Location eine Tonanlage vorhanden? Darf ein externer DJ sie nutzen?
• Gibt es Lichttechnik, oder soll Licht mitgebracht werden?
• Wird ein Mikrofon gebraucht, etwa für Reden oder Spiele?
• Gibt es eine Bühne oder einen festen DJ-Platz?
• Wo ist die nächste Steckdose, und ist sie ausreichend abgesichert?

Wenn du etwas davon nicht weißt, ist das kein Problem. Der DJ kann gezielt nachfragen oder sich direkt mit der Location abstimmen.

Der Ablauf

Für jede Veranstaltung mit Programm ist ein Ablaufplan Gold wert. Er muss nicht minutengenau sein, aber er sollte zeigen:

• wann Gäste ankommen,
• wann gegessen wird,
• wann Reden, Spiele, Showacts oder Überraschungen geplant sind,
• wann die Tanzfläche eröffnet werden soll,
• und wann Schluss ist.

So kann dein DJ die Musik um diese Punkte herum planen: ruhig beim Essen, Platz für Reden, Energie für die Party.

Anreise und Übernachtung

Liegt die Location weiter weg oder endet die Feier sehr spät, stellt sich die Frage nach einer Übernachtung. Hilfreich sind Infos dazu, ob es in der Nähe ein Hotel gibt, ob ein Zimmer gestellt werden kann und ob dort Parkplätze für ein Fahrzeug mit Technik vorhanden sind.

Kontakt und Budget

Zum Schluss braucht der DJ natürlich deine Kontaktdaten und die Info, wie du am liebsten erreicht werden möchtest. Ein Budgetrahmen ist freiwillig, kann aber helfen, das Angebot passend zuzuschneiden, zum Beispiel beim Umfang der Technik.

So nutzt du die Liste

Du musst nicht alles auf einmal beantworten. Für eine erste Anfrage reichen Anlass, Datum, Ort und eine grobe Gästezahl. Alles Weitere lässt sich im Gespräch klären. Aber jede zusätzliche Angabe spart eine Rückfrage und macht das Angebot genauer.

Genau diese Punkte fragt übrigens die Booking-Anfrage Schritt für Schritt ab. Pflicht sind nur wenige Angaben, bei allem anderen kannst du „weiß ich noch nicht“ angeben oder den Schritt überspringen. Wenn du erst einmal wissen willst, wie der Ablauf danach aussieht, schau in die häufigen Fragen.